Những nhà quản trị mang tư tưởng của trường phái X, xem con người là lười biếng, phải cầm cây roi mới chịu làm việc, thường thiết kế rất nhiều quy định để kiểm soát con người. Một vài cá nhân đi trễ, liền vác về một hệ thống bấm giờ nhận diện khuôn mặt và thống kê coi trễ bao nhiêu để trừ lương. Một vài cá nhân tiêu cực, ban hành một số quy trình kiểm soát để tạo ra hàng loạt nút chặn kiểm tra và phê duyệt. Một vài cá nhân cẩu thả, thiếu trách nhiệm hay cố tình làm sai, lại tạo ra hàng đống quy trình để ngăn chặn cái sai đó.
Hậu quả của những cái sai nhỏ là làm phình hệ thống. Quy trình kiểm soát nhiều hơn thì đẻ ra bộ máy cồng kềnh hơn, chi phí tăng lên dữ dội, kéo giảm hiệu quả và hiệu suất làm việc. Đó là chưa kể làm chậm trễ tiến trình công việc do kéo dài thời gian vì các nút thắt kiểm soát quá tải. Cái giá để kiểm soát một cái sai vặt, lỗi nhỏ không hề nhỏ.
Trong khi đó, sự cố tình tạo ra những cái sai lớn, những tiêu cực thật sự nghiêm trọng thì lại dễ dàng chỉnh chu để lọt qua các cái lưới hời hợt của việc kiểm soát sai vặt. Cuối cùng, tư duy quản trị của trường phái X mang đến phiền toái cho người làm ăn đàng hoàng, tử tế nhiều hơn là làm cho tổ chức thật sự mạnh hơn, tránh được sự phá vỡ từ bên trong.
Thiết kế một hệ thống quản trị theo trường phái Y khôn ngoan hơn khi tạo ra độ thả lỏng, tự do hơn cho con người. Không vặt vãnh bắt chẹt những lỗi nhỏ vì nó sẽ làm phình hệ thống, gây tốn kém không cần thiết. Không tạo ra những phiền toái cho những cá nhân làm việc nghiêm túc nhưng thỉnh thoảng có những vi phạm mang tính bất khả kháng hay do lơ đãng.
Nhưng điều đó không có nghĩa là hệ thống Y dễ dãi. Ngược lại, hệ thống này để dành nguồn lực để tạo ra những cơ chế giám sát ngầm, tinh tế, tinh vi nhằm phát hiện sớm những tiêu cực lớn hay những cái sai nghiêm trọng ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống chung. Thiết kế một hệ thống giám sát đòi hỏi sự thông minh và hiểu rõ đâu là những điểm tới hạn quan trọng (Critical).
Tôn trọng con người và dùng văn hóa để uốn nắn lỗi nhỏ. Giám sát cũng đòi hỏi hiệu quả. Tiền bạc, nguồn lực không phải là vô biên. Dành nguồn lực để giám sát những thứ vặt vãnh trong khi không đủ nguồn lực để ngăn chặn những cái sai nghiêm trọng, đó là quản trị kém hiệu quả.
Chưa kể, những lãnh đạo muốn thể hiện cái tôi thường rất vặt vãnh với lỗi nhỏ để ra oai, ra vẻ, nhưng kỳ thực lại không đủ năng lực để thiết kế những hệ thống giám sát thông minh, đủ để ngăn chặn cái sai lớn hơn. Những lãnh đạo thông minh thường tạo ra một môi trường tự chủ, tự do, thông thoáng cho con người phát huy tiềm năng, nhưng sẽ xuất hiện đúng nơi, đúng lúc, với đúng và đủ chứng cứ để ngăn chặn ngay lập tức những hành vi tiêu cực mang tính phá hủy cái chung.
Làm lãnh đạo, đại kỵ là bắt chước mà không biết tại sao. Hiểu hệ thống của mình và sáng tạo ra những loại “xúc tác” phù hợp để thúc đẩy tổ chức phát triển, đó mới là thành công.