Tôi có ngồi những cuộc họp kéo dài 4-5 tiếng, và gần như là cuộc đối đáp của một vài người với lãnh đạo và người khác phải ngồi nghe chung, hay là ngồi nghe lãnh đạo quán triệt tư tưởng 3-4 tiếng. Lãnh đạo cấp càng cao, dường như tâm tư càng nhiều, nên nói càng… không biết chừng nào xong.
Giáo dục tư tưởng của con người, không phải qua lời nói! Nếu nói mà tổ chức phát triển thì VN đã dẫn đầu thế giới nhiều năm nay.
Thế nên, họp chủ yếu là thảo luận nhóm brainstorming giải quyết vấn đề và mỗi chủ đề đưa ra thảo luận ko quá 45p. Và luôn được thông báo trước, chia sẻ thông tin sự việc trước cho nhau.
Họp mang tính giao ban, càng ít càng tốt vì nó thể hiện 2 việc. Thứ nhất là hệ thống thông tin không tốt, phải lôi nhau ra thông báo chỉ mặt đặt tên, tracking, feedback từng việc, nói nôm na là giao việc mà không nhắc là không làm, coi như nói chơi, bỏ qua, phải kêu lên gào thét, bức tóc móc con mắt mới chịu làm. Thứ hai, sự phối hợp hàng ngang tê liệt. Có lãnh đạo ngồi đó yêu cầu thì mới làm, người khác …mày ngang hàng mà sai tao gì, tao nhiều việc lắm, sếp kêu tao mời làm. Có nơi, phòng này phòng kia mấy bước chân, muốn mời tới nói chuyện phải làm công văn bằng văn bản, phê duyệt lên lịch các kiểu…văn hóa silot đã quá nặng nề, bệnh nan y khó lắm rồi!
Họp mang tính họp mặt truyền thống. Cái này nên ra bên ngoài công việc. Nên là một hoạt động của văn hóa, tinh thần. Mỗi năm có mấy chục ngày truyền thông. Tổ chức ỳ đùng trong giờ làm việc thì người đâu mà cho đủ.
Họp với đối tác, khách thăm viếng, tìm hiểu làm ăn…cái này có một tổ chuyên trách PR lên format chuẩn đối tượng nào khung nội dung gì và ai hỗ trợ. Khách nào tới cũng lôi BGĐ ra tiếp thì lãnh đạo suốt ngày phải đi khách sao…
Cái họp lãng phí dữ dội nhất là họp theo kiểu một ông ở trên cầm giấy đọc, mấy ông ở dưới cần xấp giấy dò theo. Thời buổi gì rồi đây trời, dò chính tả mà tốn tiền vậy sao. Họp mà cả buổi ngồi một chỗ không nói năng gì, cầm xấp giấy dò, xong vỗ tay bóp bóp rồi đi về. Họp kiểu đó rồi hỏi sao không mạt.
Tổ chức lại cách chúng ta họp là tiết kiệm nguồn lực một cách hiệu quả nhất, trực tiếp nhất. Những tập đoàn đã quốc gia mà tôi có dịp làm việc, từ lâu đã bỏ hết các phòng họp hoành tráng. Thay vào đó là cái phòng teamwork nhỏ dưới 10 người. Nhưng đầy đủ dụng cụ để trình bày ý tưởng, thảo luận.
Thứ chúng ra cần ngày nay là ý tưởng, ý tưởng và ý tưởng giải quyết vấn đề. Tất cả các cuộc họp không cho ra ý tưởng, không giúp cho ta biết phải làm gì, nên làm gì và làm sao cho thông minh hơn thì dẹp bớt và dẹp hết càng tốt.
Thứ chúng ta cần ngày nay là kiến thức, nên những buổi workshop chia sẻ kiến thức, chia sẻ thông tin, tổ chức nhanh gọn tập trung càng nhiều càng tốt. Mời đối tác bên ngoài, bên trong tổ chức thường xuyên, đa dạng để mở mang đầu óc, nhìn ra bên ngoài, nhìn tầm xa, tầm cao để định hướng, tạo động lực…càng nhiều càng tốt.
Chúc thành công.
Vui lòng trả lời câu hỏi sau: Bốn + ba bằng mấy?