LEAN VÀ VÀI THẮC MẮC THƯỜNG GẶP CỦA CÁC LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP.

Câu trả lời ngay lập tức là “Hệ thống vận hành không bao giờ ổn”. Đừng mắc công đi tìm kiếm sự ỔN ĐỊNH. Chúng ta đang sống trong thế giới “không tiên đoán được”, một thế giới động, từ khóa cho sự tồn tại và phát triển là THÍCH NGHI NHANH. ĐÁP ỨNG NHANH, XOAY TRỞ NHANH.

Và đó chính là giá trị cốt lõi của hệ thống Lean. Nghĩa là các nguyên lý và cách tiếp cận của Lean là giúp tổ chúc hướng tới một hệ thống vận hành linh hoạt, có khả năng liên tục thay đổi, ĐỘNG NHƯNG KHÔNG LOẠN. Thay đổi nhanh nhưng mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát. Thay đổi linh hoạt nhưng không làm gia tăng chi phí.

Cho nên, Lean nên được triển khai cho bất cứ loại hình doanh nghiệp nào, bất cứ quy mô nào, bất cứ giai đoạn phát triển nào càng sớm càng tốt vì ngồi chờ là chết.

>>> 2. Làm Lean đòi hỏi người phải giỏi, nhân sự được đào tạo bài bàn, nguồn lực dồi dào.

Lean là mindset, không phải là toolset. Lean là culture không phải là roboter. Lean không phải là tự động hóa, robot hóa hệ thống. Nhưng Lean sẽ làm hệ thống thông minh hơn.

Lean là con người, tư duy con người, hành vi con người, phương pháp làm việc của con người. Lean không phải là đầu tư công nghệ, đầu tư tự động hóa, đầu tư máy móc hiện đại.

Con người có năng lực, có tư duy, phương pháp làm việc tốt, không từ trên trời rơi xuống. Tất cả là một quá trình phát triển, một quá trình transformation.

Xuất phát điểm của mỗi doanh nghiệp khác nhau. Nhưng tất cả đều phải “VỪA CHẠY VỪA XẾP HÀNG”. Không nơi nào có đủ người có năng lực để làm cái gì đó hết. Tất cả phải tự bồi dưỡng để có mà dùng. Doanh nghiệp như một đoàn tàu huấn luyện, phát triển, chạy về phía trước. Ai phù hợp chịu đựng được thi lên tàu, ai không phù hợp văng ra. Tàu chạy không có chờ đợi ai được hết. Tàu chờ một vài người, cả đoàn tàu trễ chuyến sao?. Không ai chờ chúng ta hết. Đối thủ cạnh tranh, xã hội có chờ chúng ta không?

Quá trình chuyển đổi này phụ thuộc vào ý chí và nỗ lực trí tuệ của chúng ta. Không phụ thuộc vào ta có bao nhiêu tiền, có bao nhiêu máy móc thiết bị hiện đại tự động hóa…

>>> 3. Tại sao phải làm 5S, và làm Lean trước mới làm 5S đúng không?

Trong 5M + 1 E thì cái Man là cái nhức đầu nhất, vì con người có tinh thần, tâm trạng, cảm xúc, thái độ, sự tập trung, hành vi, thói quen, trí nhớ, hiểu biết….rất ư là VARIATION. Nếu không có giải pháp để uốn nắn và chuẩn hóa thì sự dao động, bất định do con người gây ra sẽ làm cho tổ chức “làm không đủ tiền để đền”. Nghĩa là chi phí chất lượng kém do hành vi mất tập trung của con người sẽ vô cùng lớn. Đặc biệt là những nơi nào, đặc thù, con người tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm dịch vụ rất lớn.

Một robot hoạt động không tốt có thể lập trình lại. Con người thì không có đơn giản như vậy. Muốn thay đổi con người là phải có một quá trình uốn nắn kiên trì. Càng vội càng gãy đỗ nhanh hơn.

5S là một công cụ quản lý, hỗ trợ quá trình thay đổi và uốn nắn hành vi con người, một nhóm người để tạo nên những thói quen tốt, trong môi trường làm việc. Thước đo của 5S là thói quen hình thành chưa? Còn sai lỗi do hành vi bất cẩn gây ra không? Một nhóm người làm việc ở cùng một nơi nào đó đã có chung một số thói quen hay chưa? Ngày nào chưa thì ngày đó 5S còn là chuyện phải làm.

5S chỉ là một toolset trong Lean (là mindset). Đương nhiên là xây dựng hệ thống các nguyên lý của Lean trước thì tốt quá. Sự đồng bố hóa, sự thống nhất quan điểm và ngôn ngữ khái niệm chung sẽ tốt hơn.

Gắp đồ món các toolset của Lean ra dùng cũng được, nhưng tính hệ thống không có thì sẽ gặp nhiều trở ngại hơn trong quá trình chuyển hóa, và đôi khi hiệu quả không cao.

>>> 4. Nghe nói nhiều nơi làm Lean nhưng không thành công.

Câu hỏi đầu tiên, “thế nào là thành công?”

Lean là một hành trình (journey), không phải là đích đến (destination). Không phải học xong có cái bằng gì đó là xong.

Thước đo của Lean là sự chuyển biến con người, chuyển biến tổ chức. Từ tư duy, phương pháp làm việc đến VĂN HÓA. Văn hóa là một loại SỨC MẠNH khó đo lường. Nó đi sâu vào từng ngõ ngách công việc. Quyết định đến từng hành vi thói quen con người.

Thước đo của Lean là khi thế giới đầy biến động và thay đổi không ngừng, ta vẫn bình tâm mà phát triển. Tự tin mà tiến. Thậm chí biến động là biến động chung, ai cũng phải đối diện, ta ứng phó tốt hơn, ta càng khoái biến động.

Xin lưu ý rằng: Một doanh nghiệp muốn tồn tại phát triển là phải có NĂNG LỰC CẠNH TRANH. Lean chính là mài dũa năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp, đó là NĂNG LỰC THÍCH ỨNG, năng lực làm ra cái gì đó nhanh hơn, chính xác hơn, và chi phí thấp hơn.

>>> 5. Để làm Lean thành công

Rất nhiều doanh nghiệp Việt làm Lean chú ý nhiều đến toolset, nghĩa là bày ra ứng dụng tool trước, làm một hồi chán bỏ, không duy trì được, dẫn đến “thất bại”.

Có doanh nghiệp học Lean lần thứ 8, năm nào cũng lôi ra học vài cái tool,bàn bàn áp dụng vài bữa rồi nản bỏ…

Quá trình triển khai Lean muốn thành công:

1. Làm cho mọi người thay đổi mindset, hiểu nguyên lý và cách tiếp cận của Lean.

2. Xây dựng một bộ System Operations Matrix Indicators tốt và qua đó phải chẩn đoán được cái system của mình nó bottleneck chổ nào.

3. Luôn luôn nhớ rằng tối ưu hóa cục bộ, tăng năng suất cục bộ không đóng góp vào overall performance gì ráo, mà đôi khi ngược lại. Cho nên, mọi thứ phải được nhìn trên toàn bộ system.

4. Đừng có vội bày tools ra làm. Tools nó giống như món đồ, chưa biết thì háo hứng, biết rồi vọc vọc vài nữa chán. Học đi học lại tools càng chán dữ hơn.

5. Phải xác lập những dự án trọng tâm, khả thi đánh thẳng vào bottleneck và phải làm cho ra kết quả, cải thiện được một chút gì đó overall performance.

6. Khi có dự án trọng tâm, lúc đó mới thấy tools nó phát huy công lực thế nào. Lúc nào huấn luyện tools cũng chưa muộn. Mà khi này người ta không có cảm thấy chán, không vọc mà làm thật.

7. Một hệ thống KHÔNG BAO GIỜ hết bottleneck. Cho nên, nếu không xây dựng được culture thì trình diễn vài bữa cũng chán. Không có động lực đi tiếp.

8. Nếu culture được hình thành, một thời gian nhìn lại. Ô, sao mấy thằng đối thủ cạnh tranh tệ thế nhỉ, không thằng nào có được cái performance như mình. Lúc đó năng lực cạnh tranh đã hình thành, và ta bước đến cái Best-in-Class hồi nào ta không hay.

9. Mà ta thuộc về Best-in-Class, thì ta có muốn chết đói cũng khó lắm.

>>> Lời kết

Đừng kỳ vọng và nhầm lẫn Lean là tự động hóa doanh nghiệp. Lean sẽ tạo ra một hệ thống thông minh hơn, hiệu quả hơn, nhưng không thể mọi thứ tự nó vận hành được.

Các vị lãnh đạo có một mơ ước bất tận là có được một hệ thống vận hành hoàn hảo, tự chạy hết mọi thứ, mình không phải làm gì.

Xuất phát từ kỳ vọng đó, chúng ta sẽ rất rất là bực bội khi cái hệ thống nó cứ rối rối sao ấy.

Rối ren là một phần quan trọng của cuộc sống này. Chúng ta sẽ hết rối ren khi doanh nghiệp dừng hoạt động.

Hãy xem rối ren là không khí để thở hàng ngày, và vui vẻ đón nhận nó. Thậm chí rối ren làm cho ta trưởng thành hơn, bản lĩnh hơn. Rối ren ơi hãy đến với tôi. Tôi yêu rối ren. Đó mới là một tâm thế của sự thành công.

Chúc thành công.