Trong quản trị thường ngày, chúng ta thường nhầm lẫn giữa việc sở hữu nhiều báo cáo và việc thấu hiểu thực tế. Để thoát khỏi sự ảo tưởng về quyền kiểm soát, cần phân định rạch ròi ba khái niệm: Data (Dữ liệu), Information (Thông tin) và Report (Báo cáo).
1. Bản chất của Tam giác Dữ liệu
Data là những gì chúng ta ghi nhận được từ bên ngoài, diễn ra độc lập từ thế giới bên ngoài. Nó là sự thật trần trụi, là những con số, sự kiện khách quan chưa qua lăng kính phán xét của con người.
Information là từ data chúng ta qua một quá trình phân tích xử lý dựa trên tri thức chủ quan của ai đó để đưa ra được những tư vấn khuyến cáo gì đó cho quá trình ra quyết định. Ở bước này, dữ liệu đã bị “nhào nặn” bởi kinh nghiệm và góc nhìn của người xử lý.
Báo cáo là tập hợp các thông tin đã được xử lý để trình bày (mang tính thuyết phục) cho ai đó để làm gì đó. Đây là tầng cao nhất của sự chắt lọc, nhưng cũng là tầng xa rời thực tế nhất.
Nhà quản trị Peter Drucker từng nói: “Cái gì được đo lường thì mới quản lý được”. Nhưng nếu thước đo (Data) bị bóp méo thành những bản báo cáo đẹp đẽ (có ý đồ gì đó), thì sự quản lý đó chỉ là ảo ảnh.
2. Vấn đề là gì? Và đâu là cái bẫy?
Một nghịch lý đang tồn tại: Làm quản lý càng cao thì tiếp nhận báo cáo và thông tin của cấp dưới càng nhiều, nhưng sự thấu hiểu về “hơi thở” của thị trường lại càng ít đi. Đây chính là “Cái bẫy ngọt ngào” – nơi những bản báo cáo chỉn chu ru ngủ nhà lãnh đạo trong sự an toàn giả tạo.
Backoffice càng ngày càng thiếu vắng Data: Họ chỉ nhận được các con số tổng hợp (aggregated numbers) vô hồn, mất đi tính chi tiết (granularity) cần thiết để nhìn ra bản chất vấn đề.
Trong khi Front office càng ngày càng bỏ sót data quan trọng: Vì áp lực phải làm báo cáo theo mẫu, họ vô tình (hoặc cố ý) lọc bỏ những tín hiệu yếu (weak signals), những phản hồi “khó nghe” từ khách hàng, hoặc những xu hướng mới nhen nhóm mà chưa có trong quy định báo cáo.
Như lý thuyết “Tảng băng trôi của sự ngu dốt” (The Iceberg of Ignorance) của Sidney Yoshida đã chỉ ra: Lãnh đạo cấp cao chỉ biết 4% vấn đề thực sự của tổ chức, trong khi nhân viên tuyến đầu biết tới 100%. Quá trình báo cáo tầng tầng lớp lớp chính là màng lọc ngăn cản sự thật đi lên đỉnh tháp.
3. Để tránh bẫy: Cuộc cách mạng về thiết kế hệ thống
Để sống sót, chúng ta cần tư duy ngược lại quy trình truyền thống. Thiết kế lại hệ thống không phải là vẽ lại sơ đồ tổ chức, mà là thay đổi dòng chảy của dữ liệu.
Thu thập data một cách khách quan và càng nhiều càng tốt: Đừng chờ nhân viên “kể” lại sự việc. Hãy dùng công nghệ để ghi nhận hành vi, giao dịch, và bối cảnh thực tế.
Đổ về một center và mining để tìm kiếm khai phá nhiều thông tin hơn: Dữ liệu thô phải được tập trung về một “Hồ dữ liệu” (Data Lake) trung tâm. Tại đây, máy móc và các chuyên gia dữ liệu sẽ đào sâu (mining) để tìm ra những sự thật ngầm hiểu (insights) mà mắt thường bỏ sót.
Không báo cáo từ dưới lên: Đây là tư duy đột phá nhất. Quá trình tổng hợp thông tin để báo cáo là quá trình hủy diệt luôn những tín hiệu, pattern mới mẻ --> mất đi khả năng sáng tạo và nhận diện các rủi ro. Khi bạn yêu cầu nhân viên tóm tắt “3 điểm chính”, bạn đã vứt bỏ hàng ngàn sắc thái quan trọng khác của thị trường.
4. Mô hình vận hành mới: Front Office input, Backoffice support
Trong mô hình mới:
Front office không cần báo cáo nữa, chỉ cần input data: Nhiệm vụ của họ là chiến đấu và ghi nhận sự thật, không phải là “tô hồng” số liệu.
Backoffice data mining và offer thông tin cho front office: Thay vì ngồi chờ báo cáo để kiểm soát, Backoffice trở thành bộ não phân tích, cung cấp đạn dược (thông tin, xu hướng, cảnh báo) để Front office chiến đấu hiệu quả hơn.
5. Kết luận
Thời VUCA, BANI cần quyết định nhanh, nhưng chính xác, cần nhận diện nhanh xu hướng để chủ động và tạo xu hướng --> không bị động —> cần thay đổi cách làm.
Trong kỷ nguyên mà sự đứt gãy và hỗn loạn lên ngôi, tổ chức nào còn chờ đợi báo cáo tuần, báo cáo tháng để ra quyết định, tổ chức đó đã chậm hơn đối thủ một bước. Chỉ khi dám đập bỏ tư duy “báo cáo để kiểm soát” và chuyển sang tư duy “dữ liệu để dẫn đường”, doanh nghiệp mới có thể biến những biến động của thị trường thành cơ hội của chính mình.
“In God we trust. All others must bring data.” – W. Edwards Deming. (Chúng ta tin vào Chúa. Còn lại, tất cả phải nói chuyện bằng dữ liệu).
