Trao đổi thông tin vốn dĩ là quá trình một bên gửi thông điệp, một bên tiếp nhận và diễn dịch. Khổ nỗi, bản thân người gửi đôi khi diễn đạt không hết suy nghĩ của mình, và người nhận đôi khi cũng không hiểu nổi người nói thực sự muốn nói gì. Do đó, chúng ta luôn có những rào cản vô hình trong giao tiếp, gây ra vô số hiểu nhầm trong cả công việc lẫn cuộc sống.
Khi giao tiếp trực tiếp, chúng ta có sự hỗ trợ đắc lực của ngôn ngữ hình thể, ánh mắt và biểu cảm giọng nói – những yếu tố quyết định phần lớn sự thành công của thông điệp. Ngược lại, môi trường nhắn tin chỉ có những dòng text khô khan và vài cái icon, hoàn toàn không đủ để diễn đạt hết suy nghĩ và sắc thái. Đó là lý do vì sao việc text qua Zalo, WhatsApp, Email… rất dễ gây hiểu lầm, thậm chí dẫn đến giận hờn, tranh cãi gay gắt chỉ vì đối phương tự suy diễn sai ý.
Thực tế công việc đã chứng minh điều này rất nhiều. Ví dụ, người quản lý nhắn một tin rất ngắn gọn: “Báo cáo này chưa được, xem lại đi”. Ý người gửi chỉ đơn thuần là file chưa đạt yêu cầu, nhưng người nhận đang mang tâm lý áp lực lại dễ dàng suy diễn rằng sếp đang tức giận, thất vọng hay cố tình làm khó mình. Hay trong chuyện cá nhân, một tin nhắn “Sao cũng được” có thể bị hiểu là sự vô tâm, bất cần, dù người gõ tin nhắn đôi khi chỉ có ý chiều theo sở thích của đối phương. Chỉ một chút lệch pha trong tâm lý lúc đọc tin nhắn, câu chuyện có thể đi theo một hướng tồi tệ.
Vậy chúng ta nên dùng text (tin nhắn, email) trong những trường hợp nào?
Chỉ nên dùng text cho các việc mang tính “hành chính”, xác nhận thông tin một chiều, dữ liệu rành rọt và không đòi hỏi cảm xúc. Chẳng hạn:
Chốt lịch họp ban giám đốc, nhắc lịch bay đi công tác, lịch hẹn đối tác.
Gửi file tài liệu, giáo trình, báo cáo số liệu.
Thông báo lịch giảng dạy tuần sau, hoặc các thông báo chung cho cả nhóm.
Lưu vết (record) lại những quyết định, đầu mục công việc đã được các bên thống nhất từ trước.
Ở những tình huống này, text phát huy tối đa sức mạnh: nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian và tạo ra bộ nhớ lưu trữ xuất sắc.
Nhưng tuyệt đối phải gặp mặt trực tiếp (Face to Face) trong những tình huống sau:
Hãy đứng lên đi gặp nhau, hoặc ít nhất là gọi một cuộc điện thoại/video call khi vấn đề bắt đầu có “mùi” phức tạp hoặc dính dáng đến con người:
Khi cần mổ xẻ một vấn đề khó hoặc thảo luận chiến lược đổi mới: Bạn không thể “brainstorm” sự sáng tạo hay chốt một dự án cải tiến quy trình vận hành phức tạp qua những dòng chat cụt lủn.
Khi cần góp ý (feedback) về hiệu quả công việc: Một tin nhắn phê bình nhân sự dù viết khéo đến đâu cũng dễ làm người đọc phản kháng. Nhưng một buổi ngồi uống trà, cà phê nói chuyện chân thành sẽ giải quyết được gốc rễ vấn đề.
Khi cần giải quyết xung đột, hiểu lầm: Lúc nhận thấy đối tác hoặc người trong team đang bị tuột mood, căng thẳng, hay khi giữa các phòng ban có sự bất đồng.
Và dĩ nhiên, tuyệt đối không dùng text để giải quyết những chuyện tình cảm, khúc mắc trong cuộc sống cá nhân.
Sau tất cả, chúng ta vẫn rất cần những cuộc trò chuyện “Face to Face” trong cuộc sống này. Dù biết guồng quay công việc hiện tại ai cũng bận rộn, việc gặp mặt trực tiếp tốn nhiều thời gian hơn, nhưng dẫu sao như thế vẫn đỡ hơn việc phải hiểu nhầm, giận hờn nhau cả đời, thậm chí đánh mất những mối quan hệ tốt đẹp chỉ vì một vài dòng tin nhắn không diễn đạt hết ý nghĩa – đặc biệt là cảm xúc chân thật của người nói.
