Mỗi khi một bệnh viện đề xuất tổ chức hội thảo hay hội nghị khoa học, hàng loạt câu hỏi quen thuộc lại xuất hiện:
Tổ chức để làm gì?
Tốn bao nhiêu tiền?
Mất bao nhiêu ngày công?
Số tiền đó có nên dành mua máy móc, sửa phòng bệnh hay làm việc khác thiết thực hơn không?
Những câu hỏi này hoàn toàn chính đáng. Một hội nghị tổ chức hình thức, nội dung nhạt, báo cáo chắp vá, người tham dự đến nhận quà rồi về thì đúng là tốn tiền và mất thời gian.
Nhưng không thể lấy một hội nghị làm không tốt để kết luận rằng bệnh viện không cần tổ chức hội nghị khoa học.
Với tôi, nếu thật sự muốn làm bệnh viện một cách thực chất, tổ chức hội thảo và hội nghị khoa học là việc không thể mặc cả. Vấn đề không còn là “có nên tổ chức hay không”, mà là tổ chức với mục đích gì và tổ chức như thế nào để tạo ra giá trị.
1. Hội nghị khoa học là kênh truyền thông có độ tin cậy cao nhất về năng lực bệnh viện
Nói đến truyền thông, nhiều bệnh viện vẫn nghĩ chủ yếu đến truyền thông giáo dục sức khỏe cho cộng đồng: viết bài phòng bệnh, hướng dẫn dinh dưỡng, cảnh báo dịch bệnh, tư vấn cách sử dụng thuốc…
Đây là việc cần thiết, nhưng phần lớn thuộc chức năng giáo dục sức khỏe cộng đồng. Nó chưa đủ để giải quyết bài toán cạnh tranh và phát triển của một bệnh viện.
Bệnh viện ngày nay phải làm truyền thông tiếp thị. Nghĩa là không chỉ làm cho cộng đồng biết bệnh viện tồn tại, mà còn phải tạo ra sự nhận biết, tin tưởng và lựa chọn dịch vụ.
Không còn thời mở cửa bệnh viện rồi ngồi chờ người bệnh tự tìm đến. Một chuyên khoa đầu tư hàng chục tỷ đồng, mua máy móc hiện đại, tuyển chuyên gia, tổ chức đội ngũ vận hành, nhưng mỗi tháng chỉ có vài chục người bệnh thì rất mệt. Máy móc nằm đó vẫn khấu hao. Nhân sự ngồi đó vẫn phải trả lương. Năng lực chuyên môn không có đủ số ca để thực hành rồi cũng mai một.
Tuy nhiên, truyền thông y tế rất khác với truyền thông hàng tiêu dùng.
Người ta có thể nhìn thấy một món ăn trên mạng xã hội rồi đến thử. Có thể xem một đoạn video giới thiệu khách sạn rồi đặt phòng. Không thích thì lần sau chọn chỗ khác.
Nhưng không ai chọn nơi phẫu thuật tim, điều trị ung thư hay mổ não theo kiểu thử một lần cho biết.
Lựa chọn bệnh viện là một quyết định dựa trên niềm tin. Nó không có nhiều cơ hội để thử sai.
Các bài viết trên Facebook, TikTok hay quảng cáo trực tuyến có thể tạo ra sự nhận biết ban đầu. Nhưng từ nhận biết đến tin tưởng là một khoảng cách rất xa. Khi đối diện với một quyết định y khoa quan trọng, người bệnh thường hỏi người thân, người quen, người đã từng điều trị và đặc biệt là người quen đang làm trong ngành y.
Người được hỏi không nhất thiết phải đúng chuyên khoa.
Ví dụ, một người có u nang buồng trứng hỏi người quen là bác sĩ tai mũi họng:
“Tôi định đến bệnh viện X để phẫu thuật, chỗ đó có được không?”
Bác sĩ này có thể không biết sâu về sản phụ khoa, nhưng chỉ cần trả lời:
“Tôi ít nghe nói chỗ đó làm tốt lĩnh vực này. Đến bệnh viện Z đi, tôi thấy bên đó có đội ngũ mạnh hơn.”
Chỉ một câu như vậy cũng có thể thay đổi quyết định của người bệnh.
Vậy điều gì khiến một bác sĩ tin tưởng năng lực chuyên môn của một bệnh viện khác?
Không phải vì bệnh viện đó có nhiều quảng cáo hơn. Càng không phải vì bài đăng trên mạng xã hội có nhiều lượt thích hơn.
Họ tin vì thường xuyên nhìn thấy bệnh viện đó xuất hiện trong đời sống khoa học của ngành: có chuyên gia trình bày, có ca bệnh khó, có kết quả điều trị, có nghiên cứu, có kỹ thuật mới, có tranh luận chuyên môn và có đóng góp cho sự phát triển chung.
Hội nghị khoa học chính là nơi năng lực của bệnh viện được đưa ra ánh sáng để cộng đồng chuyên môn nhìn thấy, thảo luận và đánh giá.
Nói cho cùng, một bệnh viện có năng lực nhưng không ai biết đến thì về mặt thị trường, năng lực đó vẫn chưa được chuyển thành giá trị.
2. Hội nghị khoa học không phải quảng cáo trá hình
Có người sẽ phản biện rằng tổ chức hội nghị khoa học chỉ là một cách quảng bá bệnh viện dưới lớp áo khoa học.
Điều này có thể đúng nếu hội nghị được tổ chức theo kiểu hình thức.
Tên hội nghị rất lớn nhưng nội dung rất nhỏ.
Diễn giả nổi tiếng nhưng bài báo cáo không có gì mới.
Chương trình đầy logo nhà tài trợ nhưng thiếu dữ liệu khoa học.
Bài trình bày chỉ giới thiệu máy móc, ca ngợi thành tích và né tránh mọi hạn chế.
Người tham dự nhớ bữa tiệc, quà tặng và phông sân khấu nhiều hơn nội dung chuyên môn.
Đó là tổ chức sự kiện, không phải tổ chức hội nghị khoa học.
Một hội nghị khoa học thực chất phải làm cho năng lực của bệnh viện trở nên có thể quan sát và kiểm chứng. Bệnh viện phải cho cộng đồng chuyên môn thấy mình đang giải quyết vấn đề gì, làm bằng phương pháp nào, kết quả ra sao, còn hạn chế gì và đang tiếp tục cải thiện như thế nào.
Khoa học không phải là chỉ kể chuyện thành công.
Một báo cáo dám trình bày biến chứng, sai lệch, thất bại và những gì đội ngũ học được đôi khi tạo ra niềm tin lớn hơn mười bài báo cáo chỉ toàn thành tích đẹp.
Uy tín khoa học không sinh ra từ việc tự khen mình. Uy tín sinh ra khi người khác có đủ căn cứ để tin mình.
3. Bệnh viện nhỏ hay lớn đều có thể tổ chức hội nghị khoa học
Cho dù là bệnh viện chuyên khoa 30 giường hay bệnh viện đa khoa tuyến cuối 3.000 giường, tất cả đều có thể tổ chức hội thảo và hội nghị khoa học.
Vấn đề không nằm ở số giường bệnh.
Vấn đề nằm ở chiến lược nội dung, cấp độ chuyên môn và quy mô phù hợp với năng lực thực tế.
Một bệnh viện chuyên khoa nhỏ không cần bắt đầu bằng hội nghị quốc gia hàng nghìn người. Bệnh viện có thể tổ chức một hội thảo chuyên đề cho 50–100 bác sĩ, tập trung vào một vấn đề rất hẹp nhưng làm thật sâu: một kỹ thuật mới, một nhóm bệnh khó, một quy trình chăm sóc sau phẫu thuật hoặc một mô hình phối hợp liên chuyên khoa.
Nếu làm tốt, hội thảo đó đã đủ tạo ra dấu ấn.
Từ một hội thảo chuyên đề trong địa phương, bệnh viện có thể phát triển thành hội nghị cấp khu vực. Khi năng lực chuyên môn, nghiên cứu và mạng lưới chuyên gia được bồi tụ đủ, bệnh viện mới nâng lên quy mô ngành, quốc gia hoặc quốc tế.
Đó phải là một lộ trình.
Không cần làm lớn ngay. Nhưng phải làm sâu ngay từ đầu.
Tên hội nghị, chủ đề trung tâm, cấu trúc chương trình, chất lượng báo cáo, chuyên gia được mời, nghiên cứu được công bố và mức độ tranh luận chuyên môn đều phải phục vụ một chiến lược định vị rõ ràng.
Nếu bệnh viện muốn được biết đến là trung tâm chuyên sâu về rối loạn giấc ngủ, nội dung khoa học phải liên tục xoay quanh năng lực đó.
Một bệnh viện mắt có thể tổ chức hội nghị về nội khoa kết hợp với tim mạch, thần kinh vì rất nhiều chứng cứ cho thấy võng mạc là nơi phát nhiều tín hiệu về bệnh tật. Và do vậy, mắt có thể được xem là một phần của nội khoa chăng? Một hội nghị ngành mắt mà quy tụ hàng trăm bác sĩ nội khoa là chuyện có thật. Và chính các bác sĩ nội khoa này là kênh dẫn bệnh quan trọng cho bệnh viện mắt chăng?
Sự thú vị về sự phối hợp liên ngành y trong y khoa cũng là một chủ đề vô cùng lớn cho hội nghị khoa học.
Nếu bệnh viện muốn phát triển thành trung tâm xuất sắc về phẫu thuật ít xâm lấn, hội nghị phải phản ánh được cả hệ sinh thái: lựa chọn người bệnh, kỹ thuật phẫu thuật, gây mê, điều dưỡng, phục hồi chức năng, quản lý biến chứng, kết quả dài hạn và hiệu quả chi phí.
Không thể muốn được nhìn nhận là bệnh viện chuyên sâu nhưng hội nghị năm nào cũng gom một tập hợp bài báo cáo không liên quan đến nhau.
Nội dung khoa học chính là tuyên bố chiến lược bằng ngôn ngữ chuyên môn.
4. Hội nghị khoa học giúp bệnh viện cạnh tranh nguồn lực y khoa
Trong y tế, cạnh tranh không chỉ là cạnh tranh người bệnh.
Cuộc cạnh tranh có tính quyết định hơn là cạnh tranh bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên, nhà nghiên cứu và mạng lưới chuyên gia.
Không có nguồn lực y khoa mạnh thì không thể tạo ra năng lực chuyên môn mạnh. Không có năng lực chuyên môn mạnh thì dù truyền thông giỏi đến đâu cũng không thể giữ được niềm tin lâu dài của người bệnh.
Một bệnh viện tổ chức được hội nghị chuyên môn có chiều sâu sẽ tạo ra tín hiệu rất rõ đối với thị trường lao động y khoa:
Ở đây có người giỏi.
Ở đây có việc khó để làm.
Ở đây có cơ hội học tập.
Ở đây có dữ liệu để nghiên cứu.
Ở đây có người để trao đổi và cộng tác.
Ở đây có một tương lai nghề nghiệp đáng để đầu quân.
Người làm chuyên môn giỏi không chỉ tìm nơi trả lương cao. Họ còn tìm nơi giúp mình tiếp tục phát triển, được tiếp cận cái mới, được làm những việc có giá trị và không bị bỏ lại phía sau.
Đối với người lao động tri thức, cảm giác bị bỏ lại phía sau là một áp lực rất lớn. Có khi nó đủ mạnh để người ta từ bỏ một công việc ổn định, thậm chí chấp nhận thu nhập thấp hơn trong ngắn hạn để tìm môi trường có tương lai hơn.
Khi một bệnh viện trở thành nơi giới chuyên môn muốn đến, bệnh viện sẽ giải được phần lớn bài toán nhân lực mà không phải suốt ngày đăng tuyển.
Uy tín khoa học hút người giỏi. Người giỏi lại tiếp tục tạo ra uy tín khoa học.
Đó là vòng lặp tăng trưởng quan trọng nhất của bệnh viện.
5. Hội nghị khoa học là công cụ xây dựng văn hóa nội bộ
Một bệnh viện xây dựng được ngày hội nghị khoa học thường niên thành ngày hội quan trọng nhất trong năm của mình thì bệnh viện đó đã tạo được một nền tảng phát triển rất đáng giá.
Tại sao?
Bởi hội nghị khoa học buộc các khoa phòng phải nhìn lại dữ liệu của mình, rà soát kết quả điều trị, chọn vấn đề nghiên cứu, viết báo cáo, chuẩn bị bằng chứng và đưa công việc của mình ra trước đồng nghiệp để thảo luận.
Quá trình chuẩn bị nhiều khi còn quan trọng hơn ngày diễn ra hội nghị.
Để có một bài báo cáo tốt, một khoa chuyên môn phải làm việc trước đó nhiều tháng. Họ phải đặt câu hỏi, thu thập dữ liệu, kiểm tra hồ sơ, phân tích kết quả, tranh luận nội bộ và đôi khi phải nhìn thẳng vào những điểm yếu mà trước đây không ai muốn nói đến.
Đó chính là học tập tổ chức.
Hội nghị cũng tạo ra niềm tự hào cho nhân viên. Một người chỉ có thể trở thành đại sứ thương hiệu khi họ thật sự tin nơi mình đang làm việc có năng lực và có tương lai.
Không thể yêu cầu nhân viên giới thiệu người thân đến bệnh viện nếu chính họ không tin vào bệnh viện.
Niềm tin nội bộ không thể tạo ra bằng khẩu hiệu. Nó phải được tạo ra từ những thành quả có thật, những con người có thật và một môi trường học tập có thật.
Khi năng lượng tích cực bên trong được lan tỏa ra bên ngoài, bệnh viện không còn phải quá đau đầu với câu hỏi tìm người ở đâu. Khi đó, bệnh viện trở thành nơi người khác mong muốn được gia nhập.
6. Không để nhân viên y tế học vài món rồi dùng cả đời
Một trong những rủi ro lớn nhất của bệnh viện là sức ỳ chuyên môn.
Nhân viên y tế học được vài kỹ thuật, quen với một số phác đồ, làm đi làm lại trong nhiều năm rồi dần mất động lực tiếp cận cái mới.
Điều này đặc biệt nguy hiểm vì y khoa là một trong những lĩnh vực có tốc độ phát triển khoa học và công nghệ nhanh nhất. Kiến thức thay đổi. Kỹ thuật thay đổi. Thuốc thay đổi. Công nghệ chẩn đoán thay đổi. Quan điểm về an toàn, trải nghiệm và giá trị dành cho người bệnh cũng thay đổi.
Nghề bác sĩ không phải là nghề học một lần rồi hành nghề cả đời bằng vốn kiến thức ban đầu.
Khi con người không còn muốn học cái mới, bệnh viện bắt đầu già đi.
Lãnh đạo bệnh viện phải tạo ra nhịp học tập thường xuyên và biến việc cập nhật tri thức thành một phần tự nhiên của công việc. Hội nghị khoa học thường niên là một trong những thiết chế giúp tạo ra nhịp đó.
Nó đặt ra một áp lực tích cực:
Năm nay chúng ta có gì mới?
Kết quả nào tốt hơn năm trước?
Vấn đề nào vẫn chưa giải quyết được?
Chúng ta học được gì từ biến chứng và thất bại?
Khoa phòng nào đã tạo ra tri thức có thể chia sẻ cho người khác?
Nếu năm nào cũng phải trả lời những câu hỏi này, tổ chức khó có thể ngủ quên quá lâu.
7. Đừng chỉ hỏi hội nghị tốn bao nhiêu tiền
Khi đánh giá hiệu quả hội nghị khoa học, nhiều người chỉ nhìn vào bảng chi phí: thuê địa điểm, âm thanh, sân khấu, đi lại, lưu trú, tiệc, quà tặng, truyền thông và nhân sự phục vụ.
Đó là phần dễ nhìn thấy nhất, nhưng không phải toàn bộ giá trị.
Một hội nghị khoa học tốt có thể tạo ra nhiều loại tài sản:
Uy tín chuyên môn trong cộng đồng y khoa.
Mạng lưới bác sĩ giới thiệu và phối hợp điều trị.
Khả năng thu hút chuyên gia và nhân lực có chất lượng.
Quan hệ hợp tác với trường đại học, viện nghiên cứu và bệnh viện khác.
Ý tưởng nghiên cứu và cải tiến thực hành.
Dữ liệu, tài liệu và nội dung chuyên môn có thể tiếp tục sử dụng.
Niềm tự hào và sự gắn kết của nhân viên.
Vị thế của bệnh viện trong một chuyên ngành cụ thể.
Những tài sản này không xuất hiện ngay trên báo cáo thu chi của ngày tổ chức hội nghị. Nhưng chúng có thể tạo ra giá trị trong nhiều năm.
Thương hiệu khoa học là tài sản vô hình, nhưng nhiều khi có giá trị lớn hơn cả tòa nhà và máy móc.
Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa bệnh viện được quyền chi tiêu tùy tiện. Hội nghị không có chiến lược, không có nội dung đủ sâu và không tạo ra đầu ra sau sự kiện vẫn là lãng phí.
Không phải cứ tổ chức hội nghị là có giá trị. Phải tổ chức đúng mới có giá trị.
8. Tổ chức như thế nào để hội nghị thật sự đáng làm?
Trước hết, bệnh viện phải xác định một mục tiêu chiến lược chính. Hội nghị được tổ chức để định vị một chuyên khoa, phát triển mạng lưới chuyên môn, thu hút nhân lực, công bố kết quả nghiên cứu hay thúc đẩy văn hóa học tập nội bộ?
Có thể có nhiều mục tiêu, nhưng phải biết mục tiêu nào là trọng tâm.
Thứ hai, nội dung phải xuất phát từ năng lực hiện có và định hướng phát triển thật của bệnh viện. Không nên chọn chủ đề chỉ vì đang thời thượng trong khi bệnh viện không có dữ liệu, kinh nghiệm hoặc đội ngũ liên quan.
Thứ ba, chọn diễn giả vì chiều sâu chuyên môn, không chỉ vì chức danh hay độ nổi tiếng. Một chuyên gia có dữ liệu thật, kinh nghiệm thật và sẵn sàng tranh luận thường tạo ra giá trị lớn hơn một tên tuổi chỉ đến đọc một bài tổng quan rồi rời đi.
Thứ tư, hội nghị phải có sự tham gia của đội ngũ nội bộ. Không thể tổ chức hội nghị khoa học mà toàn bộ bài hay đều do người bên ngoài trình bày, còn nhân viên bệnh viện chỉ làm lễ tân và hậu cần.
Thứ năm, phải quản lý minh bạch nội dung tài trợ. Bài báo cáo của doanh nghiệp cần được nhận diện rõ, không để quảng cáo sản phẩm đội lốt bằng chứng khoa học.
Thứ sáu, giá trị của hội nghị phải được tiếp tục sau ngày tổ chức: xuất bản kỷ yếu, xây dựng mạng lưới chuyên môn, hình thành đề tài nghiên cứu, cập nhật quy trình, triển khai chương trình đào tạo hoặc mở ra các dự án hợp tác.
Nếu hội nghị kết thúc lúc tháo phông sân khấu thì phần lớn giá trị cũng bị tháo xuống theo.
Cuối cùng, phải đo lường hiệu quả. Không chỉ đếm số người đến dự, số bài báo cáo hay số tiền tài trợ. Cần đánh giá chất lượng người tham dự, mức độ tương tác khoa học, cơ hội hợp tác, nghiên cứu được hình thành, quy trình được cải tiến, nhân lực được thu hút và vị thế chuyên môn được nâng lên như thế nào.
Không đo lường được thì không thể biết hội nghị là đầu tư hay chỉ là một cuộc vui.
Vài lời cuối
Bệnh viện to hay nhỏ ngày hôm nay không còn là yếu tố quyết định.
Điều quan trọng là bệnh viện có khả năng tạo ra tri thức, tổ chức học tập, hình thành chuẩn mực và dẫn dắt chuyên môn hay không.
Một bệnh viện nghiên cứu không được định nghĩa chỉ bằng tên gọi, số lượng giáo sư hay tòa nhà hiện đại. Nó được định nghĩa bằng khả năng liên tục đặt câu hỏi, thu thập dữ liệu, tạo ra tri thức, chia sẻ tri thức và chuyển tri thức đó thành kết quả tốt hơn cho người bệnh.
Đó không phải là thành quả của một vài cá nhân siêu sao. Đó là thành quả của cả hệ thống, văn hóa và thiết chế quản trị.
Xuất phát điểm của một tổ chức không quan trọng bằng tốc độ học tập và chiến lược tăng trưởng của nó. Một bệnh viện 30 giường, nếu có chiến lược khoa học đúng và kiên trì thực hiện trong 10–15 năm, hoàn toàn có thể trở thành đơn vị dẫn dắt một lĩnh vực chuyên sâu.
Ngược lại, một bệnh viện 1.000 giường nhưng không có chiến lược chuyên môn, không có chiến lược khoa học, không tạo được văn hóa học tập, ai đến làm việc cũng chỉ xem đó là nơi đi ra đi vào mỗi ngày, thì sau mười năm có thể chỉ còn lại một cơ thể rất lớn nhưng nguồn lực trí tuệ đã trống rỗng.
Tổ chức hội nghị khoa học không phải để chứng minh bệnh viện có một hội trường lớn.
Đó là cách bệnh viện chứng minh mình có tri thức, đang tạo ra tri thức và đủ năng lực dẫn dắt người khác bằng tri thức.
